ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證和14000環(huán)境體系認(rèn)證在酒店中的成功應(yīng)用... 一、對(duì)ISO9000/14000的認(rèn)識(shí) ISO9000是一套科學(xué)的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn),作為質(zhì)量保證體系,杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為它能幫助企業(yè)明確目標(biāo),理清管理思路、理清企業(yè)與顧客、與各分供方的關(guān)系,理順內(nèi)部關(guān)系,明確質(zhì)量管理各個(gè)方面的過(guò)程和要求,使企業(yè)目標(biāo)明確,各級(jí)各類管理人員職能明確,最終實(shí)現(xiàn)能夠持續(xù)提供符合規(guī)定要求的產(chǎn)品和服務(wù),降低質(zhì)量成本,提高競(jìng)爭(zhēng)力,鞏固現(xiàn)有市場(chǎng)并擴(kuò)大市場(chǎng)份額的目的。 而ISO14000環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)是繼ISO9000質(zhì)量管理和質(zhì)量保證系列標(biāo)準(zhǔn)后推出的又一個(gè)國(guó)際管理性標(biāo)準(zhǔn),它旨在支持環(huán)境保護(hù)工作、改善生態(tài)環(huán)境質(zhì)量,減少人類活動(dòng)對(duì)環(huán)境、資源造成的污染與破壞,促進(jìn)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)與社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的一套國(guó)際性標(biāo)準(zhǔn)。 兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)均為管理性標(biāo)準(zhǔn)而非技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn),杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為它們的最大特點(diǎn)是可以讓被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理,強(qiáng)制管理變?yōu)闇睾凸芾恚詮?qiáng)調(diào)自我約束、自我完善。 許多人認(rèn)為,酒店本身就有較為完善的星級(jí)標(biāo)準(zhǔn),某種程度上說(shuō)星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)更具體、更切實(shí)際。而ISO9000應(yīng)制造業(yè)產(chǎn)生,在飯店業(yè)中有必要引入嗎?杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為事實(shí)上,兩者形式不同,其實(shí)質(zhì)是一致的。星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)可能更多強(qiáng)調(diào)的是一種結(jié)果,而ISO9000則更注重過(guò)程,它是保證這一結(jié)果得以實(shí)現(xiàn)的可靠途徑,兩者相輔相成,互為因果、互相支持。 ISO9000/14000都是通過(guò)一套有效的文件體系來(lái)規(guī)范我們的行為,并通過(guò)定期內(nèi)、外部評(píng)價(jià),以達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。從而使我們的服務(wù)提供更為完善,因此,兩個(gè)體系的建立,不僅可作為酒店管理活動(dòng)的行為準(zhǔn)則,更為酒店獲取顧客及社會(huì)公眾的認(rèn)同和信賴提供了有力保證。 二、ISO9000/14000實(shí)施過(guò)程 1、建立組織網(wǎng)絡(luò),提供必要的資源 酒店于99年10月份正式開(kāi)展ISO9000/14000兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系的建立工作,最初我們也受到了一定的壓力,有來(lái)自輿論方面的、時(shí)間上的、但最大的困難是缺乏經(jīng)驗(yàn)與同行的借鑒,因?yàn)橥瑫r(shí)進(jìn)行兩個(gè)體系的建立并認(rèn)證在全國(guó)都絕無(wú)僅有。但酒店領(lǐng)導(dǎo)非常重視,并由總經(jīng)理親自擔(dān)任管理者代表,任命質(zhì)量監(jiān)督部和設(shè)備部經(jīng)理分別擔(dān)任管理者副代表,從而使整個(gè)認(rèn)證工作開(kāi)展的較為順利有序。 體系工作初始,從各部門抽調(diào)骨干4人臨時(shí)組成認(rèn)證辦公室,以全面負(fù)責(zé)整個(gè)認(rèn)證工作。各部門視任務(wù)多少分別抽出1-2名兼職人員作為與認(rèn)證辦公室的聯(lián)絡(luò)人員,許多實(shí)際工作和認(rèn)證動(dòng)態(tài)及信息都將通過(guò)他們來(lái)傳遞與溝通,杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為因此,在選擇這些人員時(shí)要考慮一定的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)為實(shí)現(xiàn)如期通過(guò)認(rèn)證這一目標(biāo),酒店還出臺(tái)了一些相應(yīng)的考核制度,以必要的約束。 其次采取全員教育與骨干強(qiáng)化相結(jié)合形式進(jìn)行貫標(biāo)培訓(xùn),通過(guò)咨詢老師5天的標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)培訓(xùn)并考核,使全體員工對(duì)ISO9000/14000標(biāo)準(zhǔn)有了一定的理解與認(rèn)識(shí),為推動(dòng)體系打下基礎(chǔ)。 2、初始評(píng)審 初始評(píng)審階段是整個(gè)體系建立過(guò)程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),由各部門經(jīng)理組成評(píng)審組,考慮到某些專業(yè)工作的特殊性,因此包括大堂 副理、設(shè)備部及保安部一些相關(guān)人員同時(shí)參加。在初始評(píng)審時(shí)的資料大多數(shù)將作為建立體系的參考,有些直接作為體系文件資料而輸出,同時(shí)作為第三方審核的重要依據(jù)。在這階段需要做的具體工作有: (一)各部門組織人員進(jìn)行自查,識(shí)別存在的服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題及相關(guān)的環(huán)境因素,分析各工作的服務(wù)流程,并獲取適用的質(zhì)量與環(huán)境所要求的法律法規(guī)以及判定各服務(wù)活動(dòng)與環(huán)境行為對(duì)法律法規(guī)符合性等內(nèi)容。 (二)從各方面如大堂副理、客房、餐廳、總服務(wù)臺(tái)等放置調(diào)查表或以征詢形式,廣泛收集顧客的意見(jiàn)和要求;通過(guò)與環(huán)保、衛(wèi)生、公安、文化等部門聯(lián)系,充分收集與行業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)要求,并將以此為中心展開(kāi),作為我們建立體系的基礎(chǔ)和管理起點(diǎn)。 (三)各部門所識(shí)別、收集、 與分析的材料集中送往認(rèn)證辦公室進(jìn)行最后整理,由認(rèn)證辦公室根據(jù)各部門意見(jiàn)來(lái)評(píng)價(jià)現(xiàn)有服務(wù)質(zhì)量與環(huán)境管理制度分別與ISO9000/ISO14000之間存在的差距,為下一步文件編寫(xiě)與制訂方針等打下扎實(shí)基礎(chǔ)。 (四)形成初評(píng)報(bào)告,由總經(jīng)理簽閱。初評(píng)報(bào)告內(nèi)容涉及:酒店概況、組織結(jié)構(gòu)、職能分配、周圍環(huán)境、采購(gòu)現(xiàn)狀分析、能源管理分析、服務(wù)流程分析、服務(wù)質(zhì)量分析、各相關(guān)要素分析、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)分析、排放管理、以及環(huán)境因素與法律法規(guī)清單等內(nèi)容。 3、體系策劃與設(shè)計(jì) 通過(guò)初始評(píng)審,酒店的管理現(xiàn)狀已基本被描述清楚,針對(duì)酒店管理中的薄弱環(huán)節(jié),為進(jìn)一步制訂質(zhì)量方針、環(huán)境方針、目標(biāo)指標(biāo)、以及環(huán)境管理方案等總框架指明了方向,管理體系的構(gòu)架也由此建立在此基礎(chǔ)上。 作為體系工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,即組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)(包括從總經(jīng)理到員工共121個(gè)崗位的職責(zé)),以及應(yīng)由程序來(lái)控制的相應(yīng)服務(wù)活動(dòng),均將在此時(shí)得到明確。 4、文件編寫(xiě) 體系文件是酒店實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn),建立并保持其服務(wù)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)工作,也是酒店衡量達(dá)到所要求的服務(wù)質(zhì)量以及進(jìn)行改進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù),一個(gè)體系建立的質(zhì)量如何,很大程度上取決于文件編寫(xiě)水平。 因此全體編寫(xiě)人員在整個(gè)編寫(xiě)過(guò)程中始終堅(jiān)持"該說(shuō)的要說(shuō)到、說(shuō)到的要做到、做到的要能看到、最終要有成效"的ISO9000/14000 原則,在咨詢師的指導(dǎo)下,歷經(jīng)前后4個(gè)月共5次修改,最終形成了一套富有酒店特色、結(jié)構(gòu)合理、層次分明、可操作性強(qiáng)的管理體系文件。編寫(xiě)組克服時(shí)間緊、經(jīng)驗(yàn)不足等不利因素,在文件中揉合了ISO9000/14000兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精神,形成蕭山國(guó)際酒店獨(dú)特風(fēng)格。 整套體系文件共分五個(gè)層次,即《管理手冊(cè)》6章22節(jié)、《程序文件》41個(gè)、《操作規(guī)范》126個(gè)、《資料制度》47個(gè)、《表格記錄》143個(gè),共計(jì)31萬(wàn)余字。并通過(guò)收集相關(guān)法律法規(guī)和對(duì)酒店環(huán)境因素的收集與分析,制訂了相應(yīng)的環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)和一系列管理方案,為酒店加強(qiáng)能資源管理、完善環(huán)境提供了一套系統(tǒng)化、程序化的科學(xué)管理體系。 體系文件始終圍繞為"顧客服務(wù)"這一中心展開(kāi),從各方面收集了顧客的要求和法規(guī)要求,以此作為酒店管理的起點(diǎn),并在管理過(guò)程中不斷反饋這些意見(jiàn),作為改善服務(wù)與環(huán)境的依據(jù)。杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為文件中我們?cè)敿?xì)描述了作為四星級(jí)酒店所要求的所有服務(wù)規(guī)范、服務(wù)提供規(guī)范和服務(wù)質(zhì)量的控制要求以及部門與部門之間的所有接口關(guān)系,并盡量與四星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的要求相吻合。體系文件的建立,不僅使各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)更有條理、更具規(guī)范,同時(shí)它也是一套提高員工素質(zhì)的生動(dòng)教材。在現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審時(shí),文件的邏輯性、系統(tǒng)性、層次性及嚴(yán)密性得到了評(píng)審專家們的一致認(rèn)可。 5、體系運(yùn)行 酒店于2000年元月1日起正式投入運(yùn)行。為充分體現(xiàn)文件的指導(dǎo)作用,要求各部門嚴(yán)格按文件規(guī)定執(zhí)行,如遇操作困難或不符合實(shí)際則必須通過(guò)正當(dāng)途徑(在文件和資料控制程序中有詳細(xì)描述)進(jìn)行修改,一般情況下文件不能隨意修改。為了使體系更好的運(yùn)行,原有在用制度與文件同時(shí)廢除,一律使用最新有效版本。在運(yùn)行過(guò)程中,需要不斷舉行總結(jié)、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等活動(dòng)。為此光部門經(jīng)理就組織學(xué)習(xí)過(guò)4次,同時(shí)要求部門與部門之間經(jīng)常進(jìn)行相互交流與溝通,因?yàn)椴块T之間的接口關(guān)系都描述在程序中。通過(guò)文件學(xué)習(xí),全體員工的ISO9000/14000意識(shí)得到進(jìn)一步加強(qiáng),同時(shí)為修改文件提供了許多寶貴意見(jiàn),使體系的質(zhì)量不斷得到提升。酒店還專門成立檢查小組,以負(fù)責(zé)日常體系運(yùn)行的檢查、監(jiān)督與糾正工作。 為增加認(rèn)證氛圍,酒店專門編寫(xiě)了ISO9000/14000基礎(chǔ)知識(shí),員工人手一份;將質(zhì)量方針和環(huán)境方針制作成綠色小卡片置于大堂、客房等公共區(qū)域,以期望為公眾所獲取,以此加強(qiáng)酒店與顧客的交流和溝通。 6、內(nèi)部審核與管理評(píng)審 為驗(yàn)證管理體系的符合性和適宜性以及檢驗(yàn)是否具備申請(qǐng)第三方認(rèn)證,我們分別于3-4月份進(jìn)行了兩次內(nèi)審。通過(guò)內(nèi)審,不僅可以發(fā)現(xiàn)酒店管理方面的許多弱點(diǎn),同時(shí)為縮小與ISO9000/14000之間的差距奠定基礎(chǔ)。在審核前酒店由總經(jīng)理帶隊(duì),組織部門骨干10余人專程赴衢州參加了內(nèi)審員培訓(xùn),通過(guò)培訓(xùn)使內(nèi)審員掌握了一定的審核知識(shí)與技巧。由于領(lǐng)導(dǎo)重視、準(zhǔn)備充分,兩次內(nèi)審均達(dá)到了預(yù)期效果和目的。在審核完畢后,每個(gè)不符合項(xiàng)都及時(shí)被作出糾正措施及驗(yàn)證。 4月下旬,根據(jù)從各部門的反饋信息及內(nèi)部審核報(bào)告,酒店組織了一次管理評(píng)審,總經(jīng)理對(duì)管理體系的適用性、有效性、充分性以及質(zhì)量方針、環(huán)境方針的適宜性、目標(biāo)指標(biāo)、環(huán)境管理方案執(zhí)行情況作出了恰當(dāng)評(píng)價(jià),并對(duì)存在問(wèn)題與不足提出改進(jìn)意見(jiàn)。 二次內(nèi)審及管理評(píng)審的成功舉行,有力推動(dòng)了體系的運(yùn)行。 三、管理體系建立后的成效 通過(guò)半年多的運(yùn)行,酒店的各項(xiàng)管理活動(dòng)有了較大改善,杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為酒店上下秩序井然,管理人員的工作主動(dòng)性、積極性明顯提高,全體員工精神面貌煥然一新,接口關(guān)系被理順,經(jīng)營(yíng)管理走向良性循環(huán),應(yīng)該說(shuō)通過(guò)兩個(gè)體系的建立,益處是多方面的。 1、顧客滿意率有保障,環(huán)境績(jī)效顯著 自ISO9000/14000的實(shí)施后,全體員工的服務(wù)質(zhì)量意識(shí)有了顯著增強(qiáng),人人確立了優(yōu)質(zhì)服務(wù)的新觀念,把"微笑的海洋,溫馨的港灣"這一質(zhì)量方針與"多一份綠色行動(dòng),就多一份生存空間"這一環(huán)境方針充分貫徹到實(shí)際工作崗位上去,并結(jié)合酒店開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)如評(píng)選"禮貌大使"等,利用先進(jìn)的"服務(wù)理念"和"綠色飯店理念",把微笑與綠色獻(xiàn)給客人?,F(xiàn)在"人人都是酒店形象,事事都關(guān)服務(wù)質(zhì)量"已成為全體員工的座右銘。 經(jīng)統(tǒng)計(jì)后分析,今年1-6月份,酒店投訴率比去年同期有明顯的下降,下降達(dá)20%,而顧客滿意率上升到99.2%,比去年同期高出2.1%個(gè)百分點(diǎn),同時(shí)商務(wù)客人比去年增加15%。 環(huán)境績(jī)效也有所體現(xiàn)。特別是酒店自去年5月份響應(yīng)號(hào)召,開(kāi)展"創(chuàng)建綠色飯店"活動(dòng)以來(lái),積極進(jìn)取,結(jié)合"認(rèn)證與創(chuàng)綠"有利時(shí)機(jī),充分認(rèn)識(shí)到環(huán)境保護(hù)與綠色消費(fèi)的重要性,在改善酒店環(huán)境方面投入了大量的人力、物力和財(cái)力,同時(shí)也得到了較好的回報(bào)。節(jié)約能源和降低資源消耗、有效地利用自然資源是ISO14000重要內(nèi)容之一。今年1-6月份,水、電、油三項(xiàng)能源支出絕對(duì)額比去年同期減少80萬(wàn)元,而這一成績(jī)還不包括客房率上升13.29%及大量設(shè)施增加的部分。另外,由于目標(biāo)指標(biāo)措施落實(shí)到位,光紙張與塑制品的消耗就分別下降了23%和60%。這些結(jié)果充分說(shuō)明了IS014000以最小的能耗、最小的污染獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益這一特點(diǎn)。由于成績(jī)斐然,今年世界環(huán)境日這天,酒店被省旅游局命名為首批"綠色飯店"稱號(hào)。 2、管理更趨規(guī)范憖 ISO9000/14000講究邏輯性,現(xiàn)管理人員在管理方法的掌握上以及各工作環(huán)節(jié)的嚴(yán)密性明顯有所提高。酒店任何一項(xiàng)活動(dòng)被推出,我們都會(huì)很自然的聯(lián)想到是否符合ISO相關(guān)程序規(guī)定,每次活動(dòng)結(jié)束,總結(jié)得失已成為習(xí)慣。例如只要質(zhì)檢扣分或一出現(xiàn)投訴,相關(guān)部門立即會(huì)分析原因并作出糾正措施,以杜絕類似情況發(fā)生?,F(xiàn)在酒店,遵循P(計(jì)劃)-D(執(zhí)行)-C(檢查)-A(改進(jìn))循環(huán)已成為各管理人員的流行語(yǔ),這不是一般的進(jìn)步,而是一個(gè)質(zhì)的飛躍。 3、控制成本出效益 實(shí)施質(zhì)量和環(huán)境管理體系可帶來(lái)兩種效益,一種是可以衡量的經(jīng)濟(jì)效益,主要體現(xiàn)在降低成本,節(jié)約費(fèi)用方面,另一種是無(wú)法以經(jīng)濟(jì)數(shù)量來(lái)衡量的效益,如競(jìng)爭(zhēng)力的提高、員工協(xié)作精神的加強(qiáng)等,這種則可以在企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中帶來(lái)不可估量的長(zhǎng)期效益。 如酒店成本管理方面,由于通過(guò)《分供方評(píng)定程序》、《物品采購(gòu)程序》、《物品驗(yàn)收程序》等相關(guān)文件,使采購(gòu)物品的各個(gè)環(huán)節(jié)都得到有效控制,大大增加了透明度,從而使采購(gòu)從臨時(shí)性、盲目性走向計(jì)劃化、公正化。據(jù)統(tǒng)計(jì),今年1-6月份酒店總成本控制與去年相比下降了9.4%,但營(yíng)業(yè)額及平均房?jī)r(jià)且有較大幅度的提升。 4、樹(shù)立了良好外部形象 酒店率先在全省飯店業(yè)中同時(shí)導(dǎo)入ISO9000質(zhì)量管理體系和ISO14000環(huán)境管理體系,杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為在規(guī)范內(nèi)部管理的同時(shí),也為酒店樹(shù)立良好外部形象起到積極作用。企業(yè)之間在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)不僅是質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格等的競(jìng)爭(zhēng),更有形象與品牌的競(jìng)爭(zhēng)。確實(shí),我們?cè)谡麄€(gè)認(rèn)證過(guò)程中,非常注重?quot;ISO9000與星級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)"、"ISO14000與綠色飯店"有機(jī)結(jié)合起來(lái),取得了良好的效果。主要體現(xiàn)在服務(wù)規(guī)范、程序控制、服務(wù)質(zhì)量的提高,今年1-6月份投訴率下降了20%,酒店經(jīng)常收到顧客的表?yè)P(yáng)信函足以說(shuō)明這一點(diǎn)。今年四月份一位聯(lián)合國(guó)檢查官員在下榻杭州蕭山國(guó)際酒店時(shí),對(duì)酒店的服務(wù)質(zhì)量、環(huán)境意識(shí)以及員工的精神面貌連表贊賞,他在留言中吹潰?quot;我們?cè)谫F酒店入住非常愉快。我們認(rèn)為貴酒店管理一流!我們接收了友好、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),菜肴美味可口,房間設(shè)施設(shè)備豪華舒適。貴酒店合理的收費(fèi)是我們所住過(guò)的全球最好的酒店之一。我們盼望將來(lái)能再次入住貴酒店!"這樣的例子在我們蕭山國(guó)際酒店舉不勝舉。 目前,酒店在浙江乃至全國(guó)都有一定的知名度,多家新聞媒體都做過(guò)相應(yīng)的報(bào)道,特別對(duì)酒店的服務(wù)理念和綠色飯店理念表現(xiàn)出了濃厚的興趣。省內(nèi)外及香港、浙江等地的11家酒店前來(lái)交流商討綠色飯店的做法。 5、接軌國(guó)際市場(chǎng),提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力 隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快,我國(guó)加入WTO后,國(guó)內(nèi)國(guó)際的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將更為激勵(lì),作為涉外酒店與國(guó)際接軌顯得十分迫切和需要,這就會(huì)對(duì)我們的規(guī)范管理、個(gè)性化服務(wù)、程序化操作提出更高要求。通過(guò)認(rèn)證,不僅可以提高酒店的整體素質(zhì),也是提高每位員工尤其是管理人員的自身素質(zhì)的一次很好機(jī)會(huì)。酒店決策者能用前瞻性和戰(zhàn)略性的眼光看待ISO9000和ISO14000標(biāo)準(zhǔn),及早適時(shí)地建立兩個(gè)管理體系,大力改善自己的服務(wù)質(zhì)量與環(huán)境形象,最終必將提高酒店的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。 最近,一些境外著名酒店管理公司負(fù)責(zé)人和我們商討如何將境外酒店管理與內(nèi)地結(jié)合。杭州亮點(diǎn)咨詢咨詢認(rèn)為特別是WTO以后,境外酒店管理如何進(jìn)入中國(guó)的做法,在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中如何拓展,探討引進(jìn)境外先進(jìn)管理方法同時(shí),如何與內(nèi)地實(shí)際相結(jié)合。我認(rèn)為我們要向國(guó)際接軌,是雙向的。國(guó)際上許多可取可學(xué)的寶貴經(jīng)驗(yàn),我們國(guó)內(nèi)20年來(lái)也積累了豐富經(jīng)驗(yàn),比如行為科學(xué),也值得借鑒。對(duì)他們來(lái)說(shuō)也是向國(guó)際接軌,因?yàn)槲覀兂晒Φ慕?jīng)驗(yàn)也是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)之一。
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