采購過程控制的主要目的

                    GB/T19001－2000標準7.4.1提出“組織應確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求。”這里的“規(guī)定的采購要求”，應包括采購產(chǎn)品固有特性的要求，例如采購產(chǎn)品的功能和性能的要求，可以是產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相關(guān)質(zhì)量特性等要求，也可以包括賦予特性的要求（如交貨期、價格及售后服務等項要求）。對采購過程實施控制的主要自的就是使采購產(chǎn)品能夠滿足組織對以上固有特性和賦予特性的要求。對采購產(chǎn)品的控制，是組織對產(chǎn)品實施控制的源頭，是組織向顧客提供合格產(chǎn)品的基本保證。

                    那么，如何對采購過程進行控制才能實現(xiàn)以上目的?GB/T19001－2000標準7.4.1明確提出，’‘組織應根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方。”這就是要求組織應將對產(chǎn)品質(zhì)量控制的手段前移到對采購產(chǎn)品的供貨源頭，對供方實l施控制，要求供方具備長期穩(wěn)定地g提供合格產(chǎn)品的能力，從而使本組織采購的產(chǎn)品能夠符合規(guī)定的采購要求。

                    采購過程的識別、確定

                    采購本身是過程，同時也存在若干子過程。這些過程都存在輸人、轉(zhuǎn)換和輸出，每個過程都存在過劇的目標和相關(guān)要求。只有對采購則全過程和若干子過程實施控制才曉實現(xiàn)對采購產(chǎn)品實施控制的目的。

                    組織對采購過程的控制應適則組織實際運作的需要，組織的規(guī)模和采購產(chǎn)品不同，控制的過程可能有較大的差異，但通常情況下，組織的采購過程可以包括以下子過程：

                    1.確定采購產(chǎn)品的需求

                    組織根據(jù)生產(chǎn)的需要，可以確E定采購產(chǎn)品的種類和特性，提出采購產(chǎn)品清單或以適宜的其他方式表述。

                     這種采購產(chǎn)品的需求，必須根據(jù)組織實施運作需要的方式提出。在大多數(shù)批量或小批量輪番生產(chǎn)的I組織，可以在某階段內(nèi)，例如一年或?qū)δ陼r間內(nèi)，在盤查庫存的基礎(chǔ)上，貼出需要購人的采購產(chǎn)品名錄。在剛某一工程項目進行一次性施工的限筑施工組織，也應在確定施工項目之后，在施工準備階段提出本項工程所需的采購產(chǎn)品清單，并完成目供方的調(diào)查和評價，選擇好合格四方，為具體實施采購做好準備。

                    值得注意的是，采購產(chǎn)品的需際和采購產(chǎn)品清單的提出，以及后用的對供方的調(diào)查、評價和選擇，都民為能夠及時采購到合格產(chǎn)品而做出準備?！肮び破涫?，必先利其回”。在采購計劃下達前，對擬采購品的供方進行調(diào)查、評價，并選擇確定合格的供方。在采購計劃下達后，可按采購計劃的要求，立即到已確定的合格供方采購合格產(chǎn)品，而采購計劃則是實施采購的指令。如果采購計劃下達后，再對供方進行調(diào)查和評價則會影響采購活動的順利進行。因此，在多數(shù)情況下，采購產(chǎn)品清單的提出和具體執(zhí)行采購任務的采購計劃還是有所區(qū)別的。

                    2 .對采購產(chǎn)品實施重要度分級。

                    GB/T19001－2000標準7.4.1提出：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類型和程度應取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響”。這就明確提出了本組織采購的產(chǎn)品對產(chǎn)品實現(xiàn)過程和最終產(chǎn)品的影響程度是不同的。有的采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品將起到至關(guān)重要的作用，有的采購產(chǎn)品可能對最終產(chǎn)品或后續(xù)活動的影響無關(guān)緊要。例如，生產(chǎn)不銹鋼水杯的組織，采購的產(chǎn)品有不銹鋼的鋼材和包裝時使用的塑料薄膜。對這兩種采購產(chǎn)品而言，不銹鋼的鋼材對水杯的質(zhì)量特性將起到重要作用，而起保護作用的包裝盒內(nèi)的塑料薄膜，對產(chǎn)品質(zhì)量的影響則是很小的。組織應針對以上采購產(chǎn)品的重要程度，將不銹鋼的鋼材列人重要的采購產(chǎn)品實施重點監(jiān)控，而對塑料薄膜實施一般控制即可。

                    因此，組織應什對采購產(chǎn)品清單，按采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品或后續(xù)產(chǎn)品實現(xiàn)影響的重要程度劃分級別?？煞譃殛P(guān)鍵、重要和一般的采購產(chǎn)品或按組織的實際需要劃分。一般情況下，組織的關(guān)鍵采購產(chǎn)品往往是少數(shù)的，重要的采購產(chǎn)品也不一定占有較大數(shù)量。組織可以集中主要精力控制關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，對大量的一般采購產(chǎn)品實施一般控制，從而大大提高組織對采購產(chǎn)品實施控制的效果。

                    3.提出供方預選名單

                    組織應針對關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，提出每種采購產(chǎn)品的預選供方名單，對這些列人預選的供方分別進行調(diào)查和評價，進行充分比較，做到“貨比三家”，從而選擇質(zhì)量好。價格合理、服務周到的供方作為組織的供貨來源。同時，在選擇和比較過程中也可以形成供方的競爭機制。通過供方的竟爭，可以采購到價格更加低廉的產(chǎn)品，從而降低產(chǎn)品成本，獲得更多的利益。

                    值得注意的是，有的組織對采購產(chǎn)品，無論是關(guān)鍵、重要的采購產(chǎn)品，還是一般的采購產(chǎn)品，都沒有提出預選的供方。對采購的某種產(chǎn)品，只是提出由一家供貨，并對一家供方進行調(diào)查，確定一家供方為合格供方。這樣，如何能做到”貨比三家”，形成供方的競爭機制而使組織獲利呢？這種做法很可能偏離GB/T19001－2000標準7.4.1條款的要求，而使組織對供方的選擇流于形式，何談對采購過程實施控制的有效性呢？供方的市場也是動態(tài)的，供方本身也不是一成不變的，為確保本組織能長期穩(wěn)定地采購到符合要求的產(chǎn)品，應隨時對供方進行評價和選擇。

                    4. 對預選供方進行調(diào)查、評價和選擇

                    根據(jù)采購產(chǎn)品清單中需采購的產(chǎn)品及按重要度分級要求，對提供關(guān)鍵和重要采購產(chǎn)品的供方，參照組織已確定的采購信息要求進行質(zhì)量保證能力的調(diào)查、評價和選擇。調(diào)查的內(nèi)容應包括供方相關(guān)人員的能力、技術(shù)水平和資格要求等；還包括供方的設(shè)備能力二工藝水平、檢驗和試驗能力、合格原材料的供應能力。生產(chǎn)環(huán)境的保證能力等；同時地應包括供方的自我調(diào)控和改進提高的能力、產(chǎn)品實物質(zhì)量、產(chǎn)品價格及售后服務和信譽情況等內(nèi)容。通過調(diào)查，對供方作出總體評價，并進行選擇。合格供方清單應經(jīng)過授權(quán)人批準，并按受控文件管理。

                    對供方調(diào)查的方式應根據(jù)采購的不同產(chǎn)品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統(tǒng)一的模式進行。例如：

                    （1）可以采取試用的方式進行。經(jīng)過使用認為供方的產(chǎn)品可以滿足本組織的需要，同時應對供方的相關(guān)質(zhì)量保證能力進行調(diào)查評價，以確保供方有能力長期穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品。

                    （2）根據(jù)采購產(chǎn)品的質(zhì)量水平和信譽程度以及產(chǎn)品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門子電器產(chǎn)品、我國寶鋼生產(chǎn)的鋼材等產(chǎn)品，不必進行質(zhì)量保證能力的調(diào)查和評價。

                    （3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應按對供方調(diào)查和評價的內(nèi)容進行，并依據(jù)組織制定的《對供方調(diào)查、評價和重新評價準則》的規(guī)定進行調(diào)查和評價，對判定合格的供方列人合格供方名單。

                    組織在采購過程中，有的采購產(chǎn)品可能直接從商貿(mào)公司進貨。在這種情況下，組織對供方的調(diào)查和評價，可以是既評“商”又評“廠”。評價商貿(mào)公司的信譽是否可以長期穩(wěn)定經(jīng)銷貨真價實的產(chǎn)品，是否存在經(jīng)銷假。冒、偽、劣產(chǎn)品的劣跡等。但更重要的是評“廠”。應根據(jù)相關(guān)信息，追溯到采購產(chǎn)品的直接生產(chǎn)廠家。

                    5.在合格供方采購產(chǎn)品

                    合格供方的產(chǎn)生一般應屬組織采購計劃下達前的準備工作。在具體實施采購時，應根據(jù)采購計劃的安排，到合格供方進行采購進貨。但組織可能發(fā)生“緊急采購”的情況。也就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進行供貨。在這種情況下，對新的供方進行調(diào)查和評價，在時間上已來不及了，因此組織應作出“緊急采購”的具體規(guī)定。例如對‘緊急采購”的供方通過授權(quán)人員的批準，取代對合格供方的調(diào)查；對“緊急采購”產(chǎn)品應做好標識，以便發(fā)生不合格時進行跟蹤更換等。同時還需要注意做好合格供方的繼續(xù)調(diào)查和評價。

                    6.調(diào)查、評價和再評價的記錄

                    GB/T19001—2000標準第7.4.1條款提出，評價結(jié)果及評價引起的任何必要措施的記錄應予保持。因此，這些記錄應屬于對采購過程實施有效控制的組成部分。這些記錄可以包括對供方質(zhì)量保證能力的調(diào)查、評價和批準合格供方的相關(guān)記錄，以及對供方再評價的記錄；也可以包括通過對供方的調(diào)查和評價提出的相關(guān)措施的記錄。例如對供方提出限期改進的要求，組織嚴格進貨檢驗的規(guī)定，以及在供方不能滿足本組織要求的情況下，從合格供方名單中除名的決定等記錄。

                    “采購產(chǎn)品的驗證”和‘’對合格供方的重新評價”子過程從略。

                    評價、選擇和重新評價的準則

                    GB/T19001—2000標準7.4.1條款明確提出：“應制定選擇、評價和重新評價的準則?！边@一準則是對供方進行調(diào)查、評價和選擇以及重新評價的依據(jù)。因此，組織應對此作出具體安排。通常情況下，這一準則可以包括如下內(nèi)容：

                    對供方進行調(diào)查、評價和選擇的主要目的；

                    對供方調(diào)查、評價和選擇的主要職責和權(quán)限，其中可以包括調(diào)查人員，參與評價的部門，合格供方的授權(quán)批準等職責和權(quán)限的規(guī)定；

                    調(diào)查的主要內(nèi)容及要求；調(diào)查評價的步驟安排；

                    調(diào)查評價方法的規(guī)定及說明；合格供方的判斷；

                    當供方不能滿足要求時的處理意見；

                    再評價的時機、方法和要求；記錄要求。

                    采購信息

                    GB/T19001—2000標準7.4.2條款提出，采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品。因此，采購信息是對采購產(chǎn)品的要求和采購的依據(jù)。特別是7.4.2a條款提出了“產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準要求。”這就明確提出了這些要求是由組織批準后，由采購人員代表本組織向供方提出的要求。對組織的采購信息作出明確的規(guī)定，有助于確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。

                    不同的采購產(chǎn)品，應有不同的采購要求。什對組織的實際需要，適當時，采購信息主要內(nèi)容可包括：

                    1.產(chǎn)品的批準要求。例如，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量特性要求，可以包括產(chǎn)品功能和性能特性的要求，提出采購產(chǎn)品的驗收準則，規(guī)定采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級以及應滿足的相應產(chǎn)品標準和產(chǎn)品規(guī)范等內(nèi)容。對重要的采購產(chǎn)品，也可能提出對構(gòu)成采購產(chǎn)品的原材料的批準要求，以及產(chǎn)品“緊急放行”和出現(xiàn)不合格時的批準要求等。

                    2.程序的批準要求。在采購過程中，有很多需要組織和供方共同遵守的程序。這些程序在組織實施采購之前雙方達成共識，可以減少不必要的糾紛，避免給供需雙方造成不必要的損失。例如，在采購過程中雙方應嚴格遵守《產(chǎn)品交付程序》，其中可以包括采購產(chǎn)品交付的步驟、方法、存放地點、產(chǎn)品標識、產(chǎn)品防護、采購產(chǎn)品說明和相關(guān)文件的要求，以及雙方需簽署的交接手續(xù)等。特別應注意對產(chǎn)品交付過程中的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移作出明確的界定，以避免造成雙方不必要的糾葛。這些采購程序的要求，還可以包括《采購產(chǎn)品的讓步接收程序》、《不合格品處理程序》、《供需雙方糾紛處理程序》等。

                    3．過程的批準要求。對于某些重點工程以及航天、核能、軍工等領(lǐng)域，針對重要的采購產(chǎn)品可能提出過程的批準要求。例如，產(chǎn)品的加工工藝流程，要求供方必須嚴格遵守。產(chǎn)品加工中不能漏掉某些工序，生產(chǎn)和服務提供中必須按批準的作業(yè)文件操作。執(zhí)行的工藝要求如發(fā)生變更，應由組織批準后實施。特別是產(chǎn)品形成中的關(guān)鍵過程、重要過程及需要確認的過程的控制，對過程能力的有關(guān)要求等，都應嚴格按組織的批準要求實施。對檢驗和試驗過程更應嚴格按組織的批準要求操作，其中可以包括驗證點和停止點的設(shè)置，檢驗方法、步驟及對接收準則的批準要求等項內(nèi)容。這些要求未經(jīng)本組織批準，不得作任何變更。

                    4 設(shè)備的批準要求。對重要的采購產(chǎn)品，使用組織批準的加工設(shè)備可以確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。一旦發(fā)生加工設(shè)備的變更，包括設(shè)備的規(guī)格、型號的變更都可能影響采購采購產(chǎn)品加工設(shè)備的變更，應由本組織批準后實施。特別是對關(guān)鍵過程和特殊過程使用的設(shè)備，更應由組織批準。組織對必要的工藝裝備也可能提出批準要求。

                    5.人員資格的要求。根據(jù)采購產(chǎn)品的需求，組織可能對供方人員能力、操作水平及人員資格提出要求。例如，供方人員的技術(shù)能力、操作人員持證上崗等要求。

                    6.質(zhì)量管理體系要求。對重要的供方、大批量采購產(chǎn)品的供方或長期合作的供方等，組織可能提出質(zhì)量管理體系的全面要求，要求供方按GBH 19001MO（llfi準建立并保持質(zhì)量管理體系；要求通過質(zhì)量管理體系認證，獲得認證合格證書，或由組織實施第二方質(zhì)量管理體系審核，在滿足組織審核要求的前提下，方可作為本組織的合格供方。

                    對以上采購信息，應根據(jù)組織的實際需要向供方提出要求。這些采購信息都屬于標準742條款提出的“適當時”O(jiān)在組織認為某項要求沒有必要，或不需要向供方提出，也不會影響采購產(chǎn)品質(zhì)量時，則可以不納人采購信息之中向供方提出要求。

                    GB/T19001—2000標準7.4.2條款還明確提出，在與供方溝通前，組織應確保所規(guī)定的采購要求是充分與適當?shù)摹＿@就要求組織在向供方提出采購產(chǎn)品要求亡前，進行較充分的評審，以確保對供方提出的要求是全面的，是適用的。

                    采購產(chǎn)品的驗證

                    1.采購產(chǎn)品驗證的方式
   GB/T19001—2000標準7.4.3條款提出，組織應確定并實施檢驗或其他必要的活動，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。這就要求組織應針對本組織采購產(chǎn)品的特點，對采購產(chǎn)品的驗證方式作出安排。驗證的目的是確保采購產(chǎn)品滿足現(xiàn)定的采購要求。一般情況下，組織對采購產(chǎn)品的驗證，存在以下幾種情況，見下圖：

                    組織對采購產(chǎn)品實施進貨檢驗或試驗，以及對采購產(chǎn)品實施進貨的驗證，是目前多數(shù)組織實施的驗證方式。在上面的關(guān)系圖中屬第2種驗證方式。

                    組織派出代表到供方貨源處進行驗證。例如，派出檢驗員到供方貨

                    源處進行檢驗或派出采購人員到供方現(xiàn)場進行綜合評價等。這種驗證方式對多數(shù)組織是適用的。在上面的關(guān)系圖中屬第1種驗證方式。

                    顧客派出代表到組織，在采購產(chǎn)品投產(chǎn)前進行驗證。顧客驗證合格時，組織可以投產(chǎn)使用，反之不能投產(chǎn)使用。這種情況只對重點工程或要求較高的產(chǎn)品適用。對于一般的產(chǎn)品，顧客不會提出這種驗證方式。在上面的關(guān)系圖中屬第3種驗證方式。

                    顧客派出代表到供方貨源處進行驗證。當驗證合格時，供方可以向組織發(fā)貨，反之不能向組織發(fā)貨。只有對重點工程或要求較高的產(chǎn)品，顧客才提出這種要求。這種情況屬上面關(guān)系圖中第4種驗證方式。

                    組織可根據(jù)實際需求，針對不同的采購產(chǎn)品，對驗證方式作出適當安排。

                    2.在供方貨源處驗證的安排以及產(chǎn)品放行的規(guī)定

                    GB/T19001—2000標準7.4.3條款提出，當組織或其顧客擬在供方現(xiàn)場實施驗證時，組織應在采購信息中對擬驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法作出規(guī)定。根據(jù)我國的實際情況，顧客到供方現(xiàn)場實施驗證的情況并不多見。只有對重點工程等，才提出這樣的要求。但組織派人到供方現(xiàn)場實施驗證的情況，則是普遍存在的。因此，對這種驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法應在采購信息中作出規(guī)定，并向供方以采購信息的方式提出，要求子以配合或予以滿足。

                    在有些情況下，組織可以派出檢驗員到供方貨源處進行驗證，這就要求組織需要在采購信息中作出安排。例如，由組織的哪個部門，派出什么資格的人員到供方現(xiàn)場驗證；組織派出的驗證人員到現(xiàn)場后如何抽樣；按哪些標準或依據(jù)進行驗證或檢驗；驗證的結(jié)果需作出哪些記錄；驗證的結(jié)論給出后，應明確在什么情況下供方可以向組織發(fā)貨，在什么情況下不能向組織發(fā)貨等。在這些驗證的安排和放行的方法作出規(guī)定后，應及時通報供方，以便供方與組織的有關(guān)部門聯(lián)系，于以接待，配合組織的驗證活動順利實施。

                    除此之外，組織經(jīng)常發(fā)生的驗證活動是由采購部門派出采購人員到供方現(xiàn)場實施驗證。由于采購人員不具備檢驗能力，只能到供方進行現(xiàn)場綜合評價。在這種情況下，組織可以在采購信息中規(guī)定由采購部門派出采購人員到供方現(xiàn)場實施驗證。驗證的方式和內(nèi)容，可包括查驗采購產(chǎn)品的實物質(zhì)量狀況，驗證產(chǎn)品的檢驗紀錄及產(chǎn)品合格證明資料，查驗產(chǎn)品加工中的工藝執(zhí)行情況，觀察加工設(shè)備是否符合相關(guān)規(guī)定，抽查操作人員的操作能力或持證上崗的證據(jù)等、通過這種驗證，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量狀況可以作出綜合評價，按規(guī)定做好記錄，并給出在什么情況下可以發(fā)貨，在什么情況下不能發(fā)貨的結(jié)論。